Política de tratamiento datos personales  

Ópticas Visual Point SAS, es una sociedad por acciones simplificada de carácter privado con más de  10 años de existencia, que garantiza la experiencia y compromiso en la prestación de servicios en  el ámbito de la salud visual. 

Atendiendo los lineamientos normativos, la empresa, recoge y administra información personal de  sus clientes, pacientes, empleados y proveedores, con el fin de realizar las transacciones  comerciales, laborales y contractuales al igual que proporcionar sus productos y servicios, Que  regulan la administración de la información de personal de sus clientes. Proveedores, empleados y  pacientes 

En cumplimiento de la obligación legal consagrada en la Ley 1581 de 2012, artículo 17, literal K, a  través de la expedición del presente reglamento, se busca establecer un marco jurídico y  procedimental adecuado para proteger el derecho fundamental de Hábeas Data de los clientes,  pacientes, empleados y proveedores, garantizándoles mecanismos efectivos para que conozcan,  actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos personales de los cuales son titulares, y  que son tratados por la Ópticas Visual Point SAS. 

DISPOSICIONES 

1. Derecho de Hábeas Data: Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a  conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido  sobre ellas en bases de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los  artículos 151 y 202 de la Constitución Política.
2. El reglamento interno de políticas y procedimientos de protección de datos personales, se  rige, por la ley 1581 de 2012 reglamentada por decreto1377 de 2013, y las demás que las  modifiquen o complementen.
3. Ámbito de aplicación. El Reglamento se utiliza para el manejo de datos personales de los  cuales Ópticas Visual Point SAS, es responsable.
4. Alcance. El reglamento se da a conocer los funcionarios de la empresa, mediante  capacitaciones y divulgación, quienes se obligarán a cumplirlo 
5. Objeto. Regular el derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales  tratados por Ópticas Visual Point SAS, a través de la fijación de medidas claras de  recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos  para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la eliminación de los  datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Empresa. 

Principios. Los principios marcados en el presente artículo, establecen el marco general de  cumplimiento de las disposiciones consagradas en el presente reglamento.

• Principio de confidencialidad: Las personas que formen parte en el tratamiento de datos  personales están obligadas a mantener la reserva de la información, incluso después de  finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Sistema.
• Principio de transparencia: Se busca proteger el derecho del titular a obtener de la  Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia  de datos que le conciernan.
• Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales realizado por la compañía  debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al titular. d) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo,  expreso e informado del titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni  divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el  consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,  completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que  hayan sido suministrados por el titular.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información  pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o  comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un  conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos  la obligación será de medio.
• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada  y sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos  técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas  tecnológicas de protección, como claves de acceso a las bases de datos, protocolos, y todo  tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros  y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en  general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION 

Derechos de los Titulares. Son derechos de los titulares de los datos Personales tratados por  Ópticas Visual Point SAS, de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los  siguientes: 

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a  Ópticas Visual Point SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo  Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, como responsable del  Tratamiento.
• Ser informado respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo  dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo  ante Ópticas Visual Point SAS.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se  respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o  supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya  determinado que, en el Tratamiento, se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581  de 2012, y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION 

Autorización para el Tratamiento de la Información: Sin perjuicio de las excepciones consagradas  en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización  previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser  objeto de consulta posterior. 

Casos en que no será necesaria la autorización del titular: 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus  funciones legales o por orden judicial.
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o  científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

Prueba de la Autorización: 

Ópticas Visual Point SAS; adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos  técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por  parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales. 

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: 

El Tratamiento de la información se realiza con el propósito de informarles a los Titulares acerca de  los vencimientos en las fechas de control de los exámenes optométricos realizados en el  consultorio de la Óptica, los registros de los datos Técnicos para el diseño y las medidas para la  fabricación de lentes, corroboración y/o cotejo de información suministrada en las respectivas  hojas de vida lo mismo que los registros históricos de servicios prestados a través del almacén, las  transacciones hechas y la historia de cartera de cada Paciente o cliente de la Óptica. 

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 

Deberes en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo, con lo establecido en  el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Ópticas Visual Point SAS, se compromete a cumplir con los  siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales: 

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas  data
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la  respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le  asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con  diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo  pertinente a los encargados del manejo de la misma.
• Suministrar a los encargados del manejo de la información, según el caso, únicamente  datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir a los encargados del manejo de la información en todo momento, el respeto a las  condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de  2012.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los  códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los  Titulares. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO 

Autorizaciones y consentimiento: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de  datos personales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los  mismos. 

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet,  Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un  mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento  mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una  conducta del titular, los datos nunca hubieren sido Capturados y almacenados en la base de datos.  La autorización será generada por Ópticas Visual Point SAS. Y será puesto a disposición del titular  con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. 

3. Prueba de la autorización. 

Ópticas Visual Point SAS. Utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y  adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o  tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos  personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán  establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa. 

4. Aviso de privacidad 

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o  por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A 

través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas  de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las  características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

• El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la  política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en  ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de  tratamiento de información. 

Reclamos. 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos  debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto  incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo  ante el responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia que  capturo la información. 

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo  15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o  adicionen. 

Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos. 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al  personal responsable del manejo de Bases de Datos de Ópticas Visual Point SAS, la rectificación,  actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. 

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: 

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de  instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
• Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea  formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la  personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se  tendrá por no presentada. 

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios  habilitados por la Ópticas Visual Point SAS, señalados en el aviso de privacidad y contener, como  mínimo, la siguiente información: 

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca  ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos  personales. 

Rectificación y actualización de datos. 

Ópticas Visual Point SAS; tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la  información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y  los términos arriba señalados. 

Supresión de datos. 

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Ópticas Visual Point SAS., la supresión  (eliminación) de sus datos personales cuando: 

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y  obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron  recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que  fueron recabados. 

Seguridad de la información y medidas de seguridad. 

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, se adoptarán las  medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los  registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

1. Función de protección de datos personales al interior de Ópticas Visual Point SAS. 

Ópticas Visual Point SAS. Como entidad, y en los términos establecidos en la normatividad vigente,  actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias  actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre  otras dependencias, para el caso de datos personales de clientes actúa como encargado del  tratamiento el área comercial en cabeza del cajero y/o auxiliar cajero igual que el área de Call  center al momento de verificación y asignación de citas; para el caso de datos de registro de  Historia Clínica actúa como encargado del tratamiento el Optómetra encargado del Consultorio ;  para el caso de empleados actúa como encargado del tratamiento El área de Recursos Humanos,  para el caso de proveedores el área encargada será el analista de contabilidad. 

En el evento en que el Titular considere que la Ópticas Visual Point SAS, dio un uso contrario al  autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarse a través de los siguientes medios: servicioalcliente@opticasvisulpoint.com.co